CÁC TỐ CHẤT CẦN CÓ ĐỂ TRỞ THÀNH MỘT QUẢN LÝ DỰ ÁN

Theo thông lệ, những hướng dẫn hay cách tiếp cận quen thuộc không nhất thiết phải cần tuân thủ. Tuy nhiên, khi nói về về quy định, sẽ có những luật lệ bắt buộc chúng ta phải tuân theo ví dụ như chính phủ ban hành nhưng đòi hỏi thông qua hệ thống luật pháp. Với vai trò là một chuyên gia trong lĩnh vực, bạn cần phải tuân theo các luật và quy định trong ngành của mình và ứng dụng nó vào công ty hay dự án. Mỗi ngành có những tiêu chuẩn và quy định khác nhau. Khi thấu hiểu những quy định nào tác động đến dự án của trước khi bắt đầu, chúng ta sẽ giúp dự án hoạt động một cách trơn tru và có được những phân tích rủi ro hiệu quả.

Một số dự án yêu cầu có các kỹ năng đặc thù ở những lĩnh vực khác nhau. Các lĩnh vực ứng dụng có thể được phân loại thành các dự án có những yếu tố chung ví dụ như nhóm công nghiệp (dược phẩm, tài chính…), văn phòng ( kế toán, marketing, pháp lý), công nghệ ( phát triển phần mềm, kỹ thuật …) hay chuyên môn quản lý (thu mua, nghiên cứu và phát triển …). Những lĩnh vực ứng dụng này thường liên quan đến tính kỷ luật, quy định và yêu cầu cụ thể của dự án, khách hay hay ngành công nghiệp. Ví dụ, đa phần các cơ quan chính phủ có luật thu mua áp dụng cho dự án của họ nhưng lại không phù hợp cho ngành công nghiệp xây dựng. Công nghiệp dược phẩm thường chú trọng vào những quy định được lập ra bởi cơ quan điều hành của chính phủ trong khi ngành công nghiệp ô-tô lại không quan tâm đến vấn đề này. Chúng ta cần cập nhật kiến thức mới để phù hợp với lĩnh vực mình hoạt độmg. Những tiến bộ xã hội có thể bỏ bạn lại phía sau rất nhanh nếu bạn không nắm bắt được xu thế của thời đại.

Có kinh nghiệm ở lĩnh vực chuyên môn sẽ giúp bạn có lợi thế khi quản lý dự án. Mặc dụ bạn có thể nhờ sự giúp đỡ của các chuyên gia trong lĩnh vực nhưng nó cũng chả mất gì khi bạn thấu hiểu những khía cạnh cụ thể của dự án mình đang quản lý.

Thấu hiểu môi trường dự án

Có nhiều yếu tố bạn cần phải hiểu rõ trong dự án của mình. Ở một mức độ nào đó, bạn cần phải hiểu môi trường văn hóa và xã hội (ví dụ như người, giáo dục, phân hóa giới tính và độ tuổi), khác biệt về quốc tịch hay chính trị cũng sẽ có những tác động không nhỏ. Bước tiếp theo là về môi trường vật lý, ở đây ta nói về giờ giấc, nếu dự án của bạn nằm ở các quốc gia khác nhau thì hãy tưởng tượng xem sự khác biệt là lớn thế nào khi các thành viên trong nhóm được phân bổ khắp nơi trên thế giới.

Trong các yếu tố, khác biệt về địa lý hay khung giờ thì rất dễ hiểu nhưng khác biệt về văn hóa hay phong tục thì thường bị hiểu sai hay bỏ qua. Làm thế nào để đáp ứng yêu cầu của khách hàng, các thành viên dự án đến từ các quốc gia khác nhau được xem là yếu tố sống còn của dự án. Ví dự văn hóa của Mỹ đề cao sự hoàn thiện và cá nhân hóa. Người Mỹ thường bình thường hóa cách gọi tên bằng tên riêng khi họ gặp mặt. Người châu Âu thì trịnh trọng hơn khi dùng tên lót hay vì tên riêng trong các buổi làm việc trừ khi họ rất hiểu rõ về nhau. Thêm vào đó, phong cách nói chuyện của họ thường trịnh trọng hơn người Mỹ, mặc dù họ vẫn ưu tiên chủ nghĩa cá nhân, họ cũng tôn trọng lịch sử, tầng bậc và sự trung thành. Người Nhật thì khác, họ thường giao tiếp một cách gian tiếp và coi họ như là một phần của tập thể, không phải những cá nhân riêng lẻ. Người Nhật chú trọng sự cần cù và thành công trong mọi việc họ làm.

Cách một sản phẩm được nhìn nhận có thể phụ thuộc rất nhiều vào sự khác biệt về văn hóa. Ví dụ vào năm 1990, khi nhiều công ty viễn thông lớn của Mỹ và Châu Âu khai thác thị trường mới ở Châu Á, sự khác biệt về văn hóa khách hàng của họ thường đem đến những tình huống không mong muốn. Những công ty phương Tây muốn hệ thống điện thoại của họ hoạt động theo cùng cách thức ở Châu Á như khi họ đã làm ở Châu Âu và Mỹ. Nhưng nghi thức giao tiếp của 2 vùng là hoàn toàn khác nhau. Chờ điện thoại là một tính năng phổ biến ở phương Tây lại được xem là bất lịch sự ở một số vùng của Châu Á. Sai lầm về văn hóa này cuối cùng được khắc phục bởi các thành viên đã tìm hiểu được những yêu cầu của dự án và mong muốn của khách hàng.

Những thứ đơn giản nhất cũng có thể gây ra rắc rối ở những quốc giá khác nhau khi con người làm những việc khác nhau. Một trong những ví dụ nổi tiếng của một trong những vấn đề đơn giản nhất đó chính là cách viết ngày tháng. Ví dụ như 2/8/2009 ở bắc Mỹ là ngày 8 tháng 2 trong khi ở Châu Âu là ngày 2 tháng 8. Chính vì vậy khi xác định lịch trình và thời hạn chót thì mọi người phải hiểu rõ định dạng của thời gian đang được sử dụng.

Sự đa dạng về văn hóa, phong tục và tác động của nó lên sản phẩm nói chung và phần mềm nói riêng đi rất xa so với vấn đề ngày tháng. Bạn có thể quản lý một dự án để tạo ra một website cho một công ty bán sản phẩm toàn cầu. Có nhiều ngôn ngữ và cách trình bày cần được cân nhắc, dịch trang web ra nhiều ngôn ngữ khác nhau là chưa đủ, vì bạn phải đảm bảo việc phiên dịch là chính xác và những mẫu giao diện lại có các yêu cầu đa dạng cho những nền văn hóa khác nhau. Phía bên trái của trang web có thể tập trung sự chú ý của người Canada, và bên phải sẽ thu hút ánh nhìn của người Trung Đông vì người người Ả Rập hay người Do Thái có thói quen viết từ phải sang trái. Màu sắc cũng có ý nghĩa khác nhau ở những nền văn hóa khác nhau, ví dụ như màu trắng là biểu tưởng thuần khiết đối với người Bắc Mỹ và đó là lý do họ yêu thích màu nền này. Tuy nhiên nó lại là biểu tương tang thương ở Nhật.

Bảng dưới đây có thể cho ta thấy sự thấu hiểu về màu sắc khác nhau ở các quốc gia:

Quản lý dự án ở môi trường đa văn hóa phải trân trọng các văn hóa khác nhau và học hỏi những phong tục, quy tắc kinh doanh trước khi nhận trách nhiệm quản lý một dự án đa quốc gia. Một quản lý dự án phải cân nhắc các yếu tố về văn hóa và tác động của chúng đến sự hoàn thiện dự án, quy mô và chi phí.

Kỹ năng và kiến thức quản lý

Là một quản lý dự án, bạn phải dựa vào kiến thức và kỹ năng quản lý của mình như lập kế hoạch, thực hiện chúng một cách chính xác và đem lại thành công cuối cùng. Thêm vào đó là khả năng dẫn dắt đội nhóm của mình để đạt được mục tiêu và cân đối các hạn chế của dự án.

Quản lý dự án không chỉ là làm cho xong việc mà còn là kỹ năng để đưa công việc đến mức độ hiệu quả và được kiểm soát tốt. Ở một vài khía cạnh, quản lý dự án cũng như vận hành doanh nghiệp: có rủi ro và phần thưởng, hoạt động tài chính và kế toán, vấn đề về nhân sự, quản lý thời gian, quản lý căng thẳng và một mục đích để duy trì dự án. Kỹ năng quản lý chung rất cần cho mỗi dự án

Kỹ năng quan hệ với mọi người

Một quản lý dự án phải có khả năng quản lý mối quan hệ cá nhân của các thành viên và giải quyết các vấn đề khi nó phát sinh:

Kỹ năng giao tiếp:

Người quản lý dự án dành 90% thời gian để giao tiếp. Do đó họ phải là người giao tiếp giỏi, truyền đạt thông tin rõ ràng và mạch lạc. Nhiệm vụ chính của quản lý dự án là truyền đạt thông tin một cách tốt nhất tới mọi người. Việc để cho các thành viên dự án biết những gì bạn mong đợi từ họ là rất quan trọng: họ phải làm những gì, khi nào thì họ phải làm, kinh phí và thời gian cho phép hay các đặc tính về chất lượng cần tuân thủ. Nếu các thành viên dự án không biết nhiệm vụ của họ là gì hay làm thế nào để làm được thì toàn bộ dự án sẽ có nguy cơ bị dừng lại. Trong trường hợp bạn không biết nhân viên dự án đang làm gì thì bạn không có khả năng theo dõi tiến độ của dự án. Cuối cùng nếu bạn không chắc về những gì khách hàng mong đợi từ mình, dự án cũng sẽ có nguy cơ chấm dứt. Chính vì vậy giao tiếp trong dự án chính là biết “Ai cần thông tin gì và khi nào họ cần nó”, hãy chắc chắn rằng họ biết những điều này

Những kỹ năng cần có của một quản lý dự án

Tất cả các dự án đòi hỏi phải có những kế hoạch giao tiếp tốt nhưng không phải dự án nào cũng có cách truyền đạt thông tin giống nhau. Ví dụ như thông tin sẽ được trao đổi qua email, website hay gặp mặt trực tiếp? Quản lý thông tin sẽ sắp xếp các tài liệu làm thế nào để đáp ứng yêu cầu của các bên liên quan, bao gồm những loại thông tin nào sẽ được truyền đạt, ai sẽ truyền đạt chúng và ai sẽ nhận những thông tin này, các phương thức để truyền đạt thông tin, thời gian và tần suất, cách cập nhật kế hoạch như tiến độ dự án, bao gồm cả việc vượt cấp hay chú thích của các cụm từ thông dụng.

Khả năng ảnh hưởng

Quản lý dự án được hiểu như giúp công việc được hoàn thiện. Mỗi tổ chức có các chính sách, cách vận hành và văn hóa khác nhau. Có những nhóm chính trị, khác nhau về động cơ, xung đột về lợi ích và tranh chấp quyền lực. Một quản lý dự án phải hiểu những tác động này đến công việc trong tổ chức.

Kỹ năng lãnh đạo

Kỹ năng lãnh đạo là khả năng động viên và truyền cảm hứng cho các cá nhân làm việc để đạt được kết quả mong muốn. Lãnh đạo khích lệ tầm nhìn và kéo mọi người về mục tiêu chung. Một quản lý dự án tốt phải động viên và truyền cảm hứng đội ngũ cả mình để thấy được tầm nhìn và giá trị của dự án. Quản lý dự án phải là một lãnh đạo có thể động viên các thành viên trong nhóm tìm giải pháp để vượt qua những khó khăn trước mắt và hoàn thành công việc.

Kỹ năng khích lệ 

Khích lệ giúp mọi người làm việc hiểu quả và tạo ra kết quả tốt hơn. Khích lệ là một quá trình liên tục mà quản lý dự án phải hướng dẫn các thành viên đi về đích với niềm đam mê và ý chí mạnh mẽ để hoàn thành công việc. Động viên các thành viên hoàn thành công việc bằng các kỹ năng và bài tập về xây dựng đội nhóm. Xây dựng đội nhóm chỉ đơn giản là là tạo ra một nhóm đa dạng để làm việc với nhau một cách hiệu quả nhất có thể. Cách này có thể bao gồm những sự kiện về quản lý hay các hoạt động cá nhân nhầm cải thiện hiệu suất của đội nhóm.

Công nhận và trao thưởng cũng là một phần quan trọng của kỹ năng động viên. Chúng là cách chính thống để nhìn nhận và đề cao những cử chỉ tốt hay nổ lực hiệu quả, cần cân nhắc sở thích cá nhân và sự khác biệt về văn hóa khi sử dụng việc trao thưởng và công nhận. Một số người không thích được công nhận trước số đông, trong khi một số khác thì ngược lại. 

Kỹ năng đàm phán

Người quản lý dự án phải đàm phán để đem lại lợi ích cho dự án. Ở bất kỳ dự án nào, người quản lý dự án, người tài trợ hay đội ngũ nhân lực phải đàm phán với các bên liên quan, nhà thầu hay khách hàng để đạt đến một mức thỏa thuận có thể chấp nhận được bởi các bên trong quá trình đàm phán.

Kỹ năng giải quyết vấn đề

Kỹ năng giải quyết vấn đề là khả năng thấu hiểu vấn đề đó và tìm kiểm những giải pháp khả thi sau đó ra quyết định để thực hiện giải pháp đó. Điểm khởi đầu của kỹ năng này là xác định vấn đề, đó là hiểu luật nhân quả của vấn đề. Nếu một quản lý dự án chỉ xử lý các triệu chứng của vấn đề thay vì nguyên nhân sâu xa của nó, các triệu chứng này sẽ duy trì và tiếp tục suốt chu kỳ của dự án. Hoăc tệ hơn nếu chỉ xử lý các triệu chứng sẽ sinh ra vấn đề lớn hơn, ví dự tăng công suất cầu chì khi cầu chỉ cũ bị nổ không giải quyết vấn đề dòng điện bị đoạn mạch có thể gây ra cháy. Phân tích nguyên nhân sâu xa giúp nhìn qua khỏi triệu chứng tức thời của vấn đề và tìm kiếm các cơ hội cho giải pháp xử lý vấn đề. Một khi nguyên nhân của vấn đề đã được xác định, vấn đề phải được xử lý một cách hiệu quả.

Các giải pháp có thể tham khảo từ nhà thầu, đội ngũ, quản lý dự án hay các bên liên quan. Một giải pháp khả thi sẽ không chỉ nhìn nhận vấn đề mà còn nhìn và luật nhân quả của bản thân giải pháp. Thêm vào đó, một quyết định kịp thời cũng không kém phần quan trọng, trong những huống xấu nhất, điều tồi tệ nhất bạn có thể làm là không làm gì cả.

Tất cả những kỹ năng trên đây là những kỹ năng quan trọng trong quản lý dự án. Hãy cố gắng luyện tập từ bây giờ để đảm bảo rằng bạn có những kỹ năng này ở dự án tiếp theo.